Hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh kê khai từ 2026

Từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không còn áp dụng thuế khoán theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Điều này có nghĩa hộ kinh doanh cần theo dõi doanh thu thực tế và thực hiện kê khai thuế theo quy định.

Cùng với sự thay đổi này, hóa đơn điện tử cũng trở thành một phần quan trọng trong quá trình ghi nhận doanh thu và quản lý hoạt động bán hàng. Tuy nhiên, không còn thuế khoán không đồng nghĩa với việc mọi hộ kinh doanh đều bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Việc áp dụng còn phụ thuộc vào doanh thu và trường hợp kinh doanh cụ thể.

1. Từ năm 2026, hộ kinh doanh thay đổi như thế nào?

Từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không còn áp dụng thuế khoán. Trước đây, nhiều hộ kinh doanh nộp thuế dựa trên mức doanh thu khoán do cơ quan thuế xác định. Khi bỏ thuế khoán, hộ kinh doanh cần chủ động theo dõi doanh thu thực tế và thực hiện kê khai thuế theo quy định.

Vì vậy, việc ghi nhận doanh thu và quản lý hóa đơn cũng cần được thực hiện rõ ràng hơn. Nếu dữ liệu bán hàng, hóa đơn và số liệu kê khai được quản lý đồng bộ ngay từ đầu, hộ kinh doanh sẽ dễ kiểm tra và hạn chế sai lệch trong quá trình vận hành.

Nếu muốn tìm hiểu kỹ hơn về những thay đổi liên quan đến thuế từ năm 2026, bạn có thể xem thêm bài chính sách thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Cần phân biệt hai vấn đề:

• Từ năm 2026, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không còn áp dụng thuế khoán.
• Việc có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử hay không còn phụ thuộc vào doanh thu và trường hợp kinh doanh cụ thể.

2. Hộ kinh doanh nào phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo quy định hiện hành, doanh thu là một trong những căn cứ quan trọng để xác định nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.

Hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Tùy trường hợp, hình thức sử dụng có thể là:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Như vậy, không nên hiểu rằng cứ là hộ kinh doanh thì bắt buộc phải sử dụng duy nhất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở xuống

Với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống, việc sử dụng hóa đơn điện tử không mặc định là bắt buộc.

Nếu có nhu cầu và đáp ứng điều kiện theo quy định, hộ kinh doanh có thể đăng ký sử dụng:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; hoặc
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Do đó, nhóm này cần căn cứ vào doanh thu, mô hình kinh doanh và nhu cầu thực tế để lựa chọn hình thức phù hợp.

Trường hợp doanh thu tăng vượt 1 tỷ đồng trong năm

Với hộ kinh doanh mới hoạt động hoặc hộ có doanh thu năm trước chưa trên 1 tỷ đồng nhưng trong năm tính thuế doanh thu lũy kế vượt ngưỡng, cần theo dõi doanh thu để thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng thời hạn theo quy định.

Đây là lý do hộ kinh doanh nên theo dõi doanh thu thường xuyên, thay vì đợi đến cuối năm mới tổng hợp.

3. Hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh gồm những hình thức nào?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định pháp luật.

Với hộ kinh doanh, hai hình thức thường gặp là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đây là hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp theo quy định. Hộ kinh doanh cần đăng ký sử dụng trước khi lập hóa đơn và thực hiện việc lập, gửi, quản lý hóa đơn theo quy trình tương ứng.

Hình thức này phù hợp với những mô hình không phát sinh số lượng giao dịch bán lẻ trực tiếp quá lớn hoặc không cần lập hóa đơn liên tục ngay tại điểm bán.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hóa đơn có thể được lập ngay khi khách hàng thanh toán và dữ liệu được kết nối với cơ quan thuế theo quy định.

Hình thức này phù hợp với những hộ kinh doanh có nhiều giao dịch trực tiếp với khách hàng như cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, quán ăn hoặc các cơ sở dịch vụ. Thay vì phải nhập lại thông tin để xuất hóa đơn sau mỗi giao dịch, việc bán hàng và lập hóa đơn có thể được thực hiện thuận tiện hơn trên cùng quy trình.

Dù được gọi là “hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền” không có nghĩa hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng một thiết bị máy tính tiền riêng. Quan trọng là hệ thống đang sử dụng phải đáp ứng yêu cầu về lập hóa đơn và kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Bên cạnh việc lựa chọn hình thức hóa đơn phù hợp, hộ kinh doanh cũng cần biết một hóa đơn cần có những thông tin gì để được xem là hợp lệ. Bạn có thể xem thêm bài hóa đơn điện tử hợp lệ là gì.

4. Hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán sang kê khai cần chuẩn bị gì?

Chuyển đổi không chỉ là đăng ký một phần mềm hóa đơn. Để tránh phải sửa quy trình nhiều lần, hộ kinh doanh nên rà soát cả dữ liệu bán hàng, doanh thu và cách lập hóa đơn.

Bước 1: Xác định doanh thu và trường hợp áp dụng

Trước tiên, cần xác định doanh thu năm của hộ kinh doanh để biết mình thuộc nhóm nào và nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử ra sao.

Nếu doanh thu đang tiến gần ngưỡng áp dụng bắt buộc, hộ kinh doanh nên chuẩn bị hệ thống trước thay vì chờ đến khi phát sinh nghĩa vụ mới bắt đầu triển khai.

Bước 2: Rà soát các kênh bán hàng

Một hộ kinh doanh hiện nay có thể bán hàng tại cửa hàng, qua Facebook, TikTok, sàn thương mại điện tử, website hoặc nhiều kênh cùng lúc.

Cần xác định rõ doanh thu phát sinh từ đâu, dữ liệu đang được lưu ở hệ thống nào và cách tổng hợp doanh thu giữa các kênh để hạn chế chênh lệch số liệu.

Bước 3: Chuẩn hóa thông tin hàng hóa, dịch vụ

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh nên rà soát lại thông tin hàng hóa, dịch vụ đang bán như tên sản phẩm, đơn vị tính, giá bán và mã hàng.

Nếu cùng một sản phẩm đang được đặt nhiều tên khác nhau hoặc bị trùng mã, nên sắp xếp lại trước. Làm rõ thông tin ngay từ đầu sẽ giúp việc lập và kiểm tra hóa đơn sau này dễ dàng hơn, đồng thời hạn chế sai sót.

Bước 4: Lựa chọn hình thức hóa đơn phù hợp

Không phải hộ kinh doanh nào cũng có cùng một quy trình bán hàng. Một cửa hàng bán lẻ có hàng trăm giao dịch mỗi ngày sẽ có nhu cầu khác với một hộ cung cấp dịch vụ chỉ phát sinh vài hóa đơn.

Do đó, hộ kinh doanh nên chọn hình thức hóa đơn phù hợp với hoạt động bán hàng thực tế, chẳng hạn hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Bước 5: Kiểm tra khả năng kết nối với hệ thống đang sử dụng

Nếu hộ kinh doanh đang sử dụng phần mềm bán hàng, POS, phần mềm kế toán hoặc hệ thống quản lý riêng, nên kiểm tra xem các hệ thống này có thể kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử hay không.

Khi dữ liệu được kết nối với nhau, nhân viên sẽ không phải nhập lại cùng một giao dịch nhiều lần. Nhờ đó, việc lập hóa đơn thuận tiện hơn và hạn chế sai sót về số tiền hoặc thông tin khách hàng. Nếu đang sử dụng phần mềm bán hàng, bạn có thể xem thêm bài phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử để hiểu rõ hơn cách giảm thao tác nhập lại dữ liệu khi bán hàng và lập hóa đơn.

Bước 6: Kiểm thử trước khi vận hành chính thức

Trước khi đưa hệ thống vào sử dụng hàng ngày, nên kiểm tra một số tình huống thực tế như lập hóa đơn mới, điều chỉnh thông tin, xử lý giao dịch sai, tra cứu hóa đơn và đối chiếu dữ liệu cuối ngày.

5. Những lỗi hộ kinh doanh dễ gặp khi triển khai hóa đơn điện tử

Hiểu rằng tất cả hộ kinh doanh đều bắt buộc dùng hóa đơn từ máy tính tiền

Không phải hộ kinh doanh nào cũng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Việc bỏ thuế khoán và việc phải sử dụng hóa đơn điện tử là hai nội dung khác nhau.

Hộ kinh doanh cần dựa vào doanh thu và tình hình kinh doanh thực tế để biết mình có phải sử dụng hóa đơn điện tử hay không và hình thức nào phù hợp.

Không theo dõi doanh thu trong năm

Nếu doanh thu tăng nhưng không được theo dõi thường xuyên, hộ kinh doanh có thể đến khi vượt ngưỡng mới phát hiện và phải gấp rút chuẩn bị việc sử dụng hóa đơn điện tử.

Dữ liệu bán hàng và hóa đơn không khớp nhau

Ví dụ, phần mềm bán hàng ghi nhận một số tiền nhưng khi lập hóa đơn lại nhập sang một số tiền khác. Khi số lượng giao dịch nhiều lên, việc kiểm tra và đối chiếu thủ công sẽ mất thời gian và dễ xảy ra sai sót.

Chỉ quan tâm đến việc xuất được hóa đơn

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ dừng ở bước lập hóa đơn. Trong thực tế, hộ kinh doanh còn có thể cần tìm lại hóa đơn cũ, điều chỉnh khi có sai sót hoặc đối chiếu hóa đơn với doanh thu bán hàng. Khi lựa chọn phần mềm, nên kiểm tra xem những thao tác này có dễ thực hiện hay không, đồng thời dữ liệu hóa đơn có được lưu trữ và tra cứu thuận tiện khi cần.

6. VIN-HOADON hỗ trợ hộ kinh doanh như thế nào?

VIN-HOADON là phần mềm hóa đơn điện tử của VISNAM, hỗ trợ doanh nghiệp và hộ kinh doanh trong việc lập và quản lý hóa đơn điện tử.

Với hộ kinh doanh, việc lựa chọn phần mềm nên dựa trên hoạt động bán hàng và hệ thống đang sử dụng, thay vì chỉ quan tâm đến việc có xuất được hóa đơn hay không.

Khi triển khai VIN-HOADON, hộ kinh doanh có thể trao đổi với VISNAM để kiểm tra một số nội dung như:

• Hình thức hóa đơn phù hợp với hoạt động kinh doanh;
• Thông tin cần chuẩn bị khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;
• Cách lập, quản lý và tra cứu hóa đơn;
• Khả năng kết nối với phần mềm bán hàng hoặc hệ thống đang sử dụng;
• Cách sắp xếp dữ liệu để thuận tiện khi kiểm tra và đối chiếu.

Việc khảo sát trước quy trình đang sử dụng sẽ giúp hạn chế tình trạng mua phần mềm trước rồi mới phát hiện hệ thống không phù hợp với hoạt động bán hàng thực tế.

7. Các bước triển khai VIN-HOADON

Khi đã xác định được nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử, việc triển khai VIN-HOADON có thể thực hiện theo các bước cơ bản:

Bước 1: Trao đổi nhu cầu
Xác định cách bán hàng, số lượng giao dịch và những phần mềm hoặc hệ thống hộ kinh doanh đang sử dụng.

Bước 2: Lựa chọn cách triển khai
Xác định hình thức hóa đơn phù hợp và những thông tin cần chuẩn bị trước khi đăng ký sử dụng.

Bước 3: Thiết lập và kiểm tra
Cấu hình hệ thống, lập thử hóa đơn và kiểm tra các thao tác như tra cứu, điều chỉnh hoặc đối chiếu dữ liệu.

Bước 4: Đưa vào sử dụng
Sau khi kiểm tra ổn định, VIN-HOADON được đưa vào sử dụng trong hoạt động bán hàng và lập hóa đơn hàng ngày.

8. Lời kết

Từ năm 2026, hộ kinh doanh cần chủ động theo dõi doanh thu và thực hiện kê khai thuế theo quy định. Với hóa đơn điện tử, mỗi hộ kinh doanh sẽ có yêu cầu khác nhau tùy vào mức doanh thu và tình hình hoạt động thực tế.

Trước khi sử dụng, hộ kinh doanh nên kiểm tra lại doanh thu, hoạt động bán hàng, thông tin hàng hóa và những phần mềm đang dùng. Chuẩn bị kỹ ngay từ đầu sẽ giúp việc lập, tra cứu và đối chiếu hóa đơn về sau dễ dàng hơn, đồng thời hạn chế sai sót khi quản lý dữ liệu.

Nếu đang chuẩn bị sử dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh hoặc muốn biết VIN-HOADON có phù hợp với hoạt động bán hàng hiện tại hay không, bạn có thể liên hệ VISNAM để được tư vấn.

Lưu ý: Quy định về thuế và hóa đơn có thể được sửa đổi, bổ sung theo từng thời kỳ. Hộ kinh doanh nên kiểm tra quy định đang áp dụng hoặc hướng dẫn của cơ quan thuế đối với trường hợp cụ thể của mình.