Hướng dẫn cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Khi phát hành các hóa đơn điện tử mà phát sinh những sai sót, biên bản điều chỉnh được tạo ra để đáp ứng nhu cầu này. Bài viết dưới đây của VIN-HOADON sẽ cung cấp các thông tin về việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.

 

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì?

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được lập ra để đáp ứng nhu cầu điều chỉnh các sai sót như ngày tháng, tiền hàng, địa chỉ hoặc nội dung của hóa đơn. Khi kế toán viên lập biên bản điều chỉnh, hóa đơn điều chỉnh cũng sẽ được lập đồng thời để sửa chữa các sai sót trên.

Các trường hợp cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Căn cứ vào Khoản 3, Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để xuất hàng hóa, dịch vụ khi phát hiện ra các sai sót trong hóa đơn, sẽ tiến hành xử lý như sau:

Trường hợp 1: Phát hiện sai sót của hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua hàng nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn điện tử sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng người mua và người bán chưa kê khai thuế.

Ở trường hợp này, các doanh nghiệp sẽ tiến hành xử lý như sau:

  • Bước 1, hủy hóa đơn điện tử đã phát hành nếu cả hai bên người bán và người mua đều đồng ý và xác nhận. Lưu ý mặc dù hủy hóa đơn điện tử nhưng vẫn phải lưu trữ theo gian được quy định

  • Bước 2, phía người bán lập một Hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho người mua. Lưu ý rằng trên hóa đơn điện tử mới cần phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số …, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.

Trường hợp 2: Phát hiện sai sót của hóa đơn điện tử đã lập, đã gửi cho người mua và đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Đồng thời, cả hai bên người mua và người bán đều thực hiện kê khai thuế thì bên bán sẽ xử lý như sau:

  • Lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ các sai sót và phải chứa chữ ký điện tử của hai bên.

  • Bên bán lập Hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

  • Sau khi xuất hóa đơn điều chỉnh thì hai bên người mua và người bán tiến hành kê khai thuế điều chỉnh theo quy định.

Tổng hợp các mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất

Với mỗi lỗi sai trên hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn sử dụng mẫu biên bản điều chỉnh tương ứng. Một số mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử thường gặp như: sai mã số thuế, sai số tiền, giảm doanh thu, sai tổng tiền.

Dưới đây là hình ảnh các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 mà VIN-HOADON đã tổng hợp được.

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử do ghi sai giá

Khi người bán phát hiện có lỗi sai ở đơn giá (thành tiền), doanh nghiệp sẽ sử dụng Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sau đây:

BBĐC do ghi sai giá

BBĐC do ghi sai giá

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử do sai tên, địa chỉ công ty

Với trường hợp, doanh nghiệp phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót về tên và địa chỉ công ty, Biên bản điều chỉnh tương ứng cần lập theo mẫu sau:

BBĐC do ghi sai tên, địa chỉ công ty

 

Mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử khác

Ngoài những lý do sai sót trên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp một số lỗi sai khác. Dưới đây là ví dụ của Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử do ghi sai mã số thuế.

BBĐC khác

 

Tải mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử tại đây.

 

Những điểm cần lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Khi thực hiện chỉnh sửa các lỗi sai trên hóa đơn điện tử bằng cách lập biên bản điều chỉnh, các doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau đây:

  1. Ngày trên Báo cáo điều chỉnh phải khớp giống với ngày trên hóa đơn điện tử điều chỉnh

  2. Nội dung trên Biên bản điều chỉnh cần phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập, ký hiệu …. xuất hóa đơn điều chỉnh số ….ngày tháng… ký hiệu … Nội dung điều chỉnh.

  3. Khi phát hiện hóa đơn có sai sót đã tiến hành kê khai thuế, doanh nghiệp cần lập đồng thời cả Biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh.

  4. Đối với trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai tên, địa chỉ công ty nhưng ghi đúng mã số thuế của người mua thì người bán chỉ cần lập Biên bản điều chỉnh mà không cần lập hóa đơn điều chỉnh.

Hướng dẫn lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Bước 1: Tại giao diện danh sách hóa đơn, click chọn vào biểu tượng dấu ba chấm tương ứng với hàng chứa hóa đơn điện tử có sai sót. Sau đó chọn Điều chỉnh hoặc Điều chỉnh định danh.

Bước 1

Lưu ý:

- Điều chỉnh: áp dụng cho trường hợp hóa đơn điện tử đã xuất ghi sai đơn giá (tổng tiền).

- Điều chỉnh định danh: áp dụng cho trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai thông tin định danh nhưng không ghi sai số tiền/thuế suất. Ví dụ như: sai tên hàng hóa, sai đơn vị tính,…

TRƯỜNG HỢP 1: Nhấn chọn Điều chỉnh:

Bước 2: Sau khi nhấn chọn Điều chỉnh, màn hình làm việc sẽ chuyển sang giao diện mới để người dùng thực hiện việc điền các thông tin cho biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Lưu ý: Số biên bản sẽ được quy định bởi người dùng.

Bước 2

Bước 3: Sau khi điền số biên bản và ngày biên bản, nhấn chọn Tạo mới để thực hiện việc tạo Biên bản điều chỉnh hóa đơn. Người dùng tiến hành điền các thông tin như: Lý do điều chỉnh, Nội dung trước điều chỉnh; Hai bên thống nhất điều chỉnh lại như sau. Sau đó, nhấn chọn Lưu biên bản.

Bước 3

Bước 4: Màn hình trở về giao diện ban đầu, người dùng thực hiện điền thông tin điều chỉnh vào mục hàng hóa và thành tiền, sau đó, chọn mức thuế suất cho phù hợp.

Lưu ý: Theo điểm e, khoản 1, điều 7 TT78/2021/TT-BTC: "Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh". Nhập dấu trừ trước giá trị cần điều chỉnh giảm.

Bước 4

Bước 5: Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần điều chỉnh, người dùng nhấn chọn Ký để xuất hóa đơn điều chỉnh và gửi lên cơ quan Thuế. Lưu ý: Khi gửi hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp không cần phải gửi kèm Thông báo Mẫu số 04/SS lên cơ quan Thuế.

Bước 5

TRƯỜNG HỢP 2: Nhấn chọn Điều chỉnh định danh

Bước 2: Sau khi nhấn chọn Điều chỉnh định danh, màn hình làm việc sẽ xuất hiện giao diện Tạo hóa đơn điều chỉnh định danh. Người dùng chọn loại Hóa đơn mẫu, Mẫu hóa đơn gốc tương ứng sẽ tự động hiển thị, sau đó, chọn loại hóa đơn gốc là hóa đơn cần điều chỉnh định danh.

Bước 2

Bước 3: Thực hiện tương tự như Bước 3 của Trường hợp 1 – Nhấn chọn Điều chỉnh

Bước 3

Bước 4: Thực hiện tương tự như Bước 4 của Trường hợp 1 – Nhấn chọn Điều chỉnh

Bước 4

Bước 5: Màn hình xuất hiện giao diện để điền thông tin điều chỉnh ở mục Ghi chú, sau đó, nhấn chọn Ký để gửi lên cơ quan Thuế

Bước 5

Lưu ý:

- Ghi đầy đủ nội dung cần điều chỉnh. Ví dụ: điều chỉnh tên hàng hóa hóa đơn A ngày B mẫu số 01 ký hiệu C22TTT. Hàng hóa XY điều chỉnh thành Hàng hóa XYZ

- Khi gửi hóa đơn điều chỉnh định danh, đơn vị không cần gửi Thông báo theo Mẫu số 04/SS lên cơ quan Thuế.

Xem thêm chi tiết tại Video Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Bài viết vừa rồi là toàn bộ các thông tin liên quan đến biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mà VIN-HOADON mang đến cho quý độc giả. Hãy theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích nhé!

Xem thêm

Các doanh nghiệp, đơn vị nếu có nhu cầu về lắp đặt hay những thắc mắc cần hỗ trợ, hãy liên hệ đến Tổng đài 1900 6134 hoặc đăng ký ngay:

Đăng ký tư vấn miễn phí

Bình luận

 
G

1900.6134