Quyết toán thuế luôn là giai đoạn khiến nhiều doanh nghiệp “đau đầu” vì khối lượng hồ sơ lớn, dễ thiếu sót và rất dễ bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình nếu chuẩn bị không kỹ.
Để tránh cập rập sát hạn, doanh nghiệp nên rà soát và chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế 2025 ngay từ bây giờ.
Dưới đây là những nhóm hồ sơ quan trọng bắt buộc phải có.
1. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Bao gồm:
Tờ khai thuế tháng/quý; tờ khai quyết toán TNCN (mẫu 05/KK – TT 80/2021/TT-BTC) và các phụ lục kèm theo
Giấy ủy quyền quyết toán TNCN của người lao động
Cam kết 08/CK-TNCN (trường hợp không khấu trừ 10%)
Hợp đồng lao động, quyết định lương, mã số thuế cá nhân
Bảng lương, bảng chấm công, chứng từ chi lương/chuyển khoản ngân hàng
Hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh (nếu có)
- Thời hạn nộp:
+ Tổ chức trả thu nhập: chậm nhất 31/3/2026
+ Cá nhân trực tiếp quyết toán: chậm nhất 30/4/2026 (gia hạn đến 04/5/2026 nếu trùng kỳ nghỉ lễ)
2. Hồ sơ quyết toán thuế TNDN
Doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Báo cáo tài chính năm (theo TT 200/2014/TT-BTC hoặc TT 133/2016/TT-BTC)
- Tờ khai quyết toán TNDN (mẫu 03/TNDN – TT 80/2021/TT-BTC) và các phụ lục: chuyển lỗ, ưu đãi thuế, trích lập quỹ…
- Biên lai/chứng từ nộp thuế TNDN tạm tính hàng quý
- Sổ cái các tài khoản kế toán: 111, 112, 131, 331, 511, 621, 622, 627, 641, 642…
- Nhật ký chung, nhật ký mua – bán, nhật ký thu – chi
- Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả; biên bản đối chiếu công nợ cuối năm
- Bảng khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ công cụ dụng cụ
3. Hồ sơ quyết toán thuế GTGT
Bao gồm:
- Tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Hóa đơn GTGT đầu vào: bản gốc kèm phiếu chi, phiếu nhập kho, hợp đồng, biên bản nghiệm thu/thanh lý
- Hóa đơn GTGT đầu ra: bản gốc kèm phiếu thu, phiếu xuất kho, hợp đồng, biên bản bàn giao
- Trường hợp mất hóa đơn: bản sao công chứng và công văn giải trình gửi cơ quan thuế
- Hồ sơ xin hoàn thuế (nếu có)
- Công văn đến/đi liên quan đến thuế GTGT
4. Quy trình quyết toán thuế doanh nghiệp cần nắm
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
+ Sắp xếp toàn bộ hóa đơn đầu vào – đầu ra theo tháng/quý
+ Rà soát báo cáo GTGT, TNDN, TNCN, báo cáo tài chính
+ Kiểm tra sổ sách kế toán, hợp đồng kinh tế, hồ sơ pháp lý doanh nghiệp
- Bước 2: Nộp hồ sơ quyết toán
+ Nộp online qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế hoặc Cổng dịch vụ công
- Bước 3: Nhận kết quả
+ Hồ sơ hợp lệ: hoàn tất nghĩa vụ thuế
+ Có sai sót: doanh nghiệp bổ sung, giải trình hoặc khai lại theo yêu cầu
⚠️ Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp
- Hồ sơ càng đầy đủ – rõ ràng – logic, rủi ro bị truy thu và xử phạt càng thấp
- Hóa đơn, chứng từ cần lưu trữ đồng bộ – dễ tra cứu để sẵn sàng giải trình khi cần
- Không nên đợi “sát hạn mới làm”, vì sai một chi tiết nhỏ cũng có thể kéo dài thời gian quyết toán
???? Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng siết chặt quản lý dữ liệu, việc sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử như Vin-hoadon giúp doanh nghiệp:
- Quản lý hóa đơn tập trung, hạn chế thất lạc
- Tra cứu nhanh hóa đơn phục vụ quyết toán
- Giảm sai sót thủ công khi tổng hợp hồ sơ thuế
