Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử bị sai địa chỉ

Hóa đơn điện tử mang đến rất nhiều lợi ích cả về mặt thời gian, chi phí cũng như hiệu suất làm việc cho kế toán. Tuy nhiên, quá trình sử dụng hóa đơn điện tử không thể tránh khỏi những sai sót. Vậy làm cách nào để xử lý hoá đơn điện tử bị sai địa chỉ một cách nhanh chóng nhưng đúng luật, hãy cùng Hóa đơn điện tử VIN-HOADON tìm hiểu trong bài viết này!

Những nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử

Theo khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Theo đó, các nội dung của hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP bao gồm:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;

- Số hóa đơn;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;

- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua;

- Thời điểm lập hóa đơn;

- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;

- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; …

Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử bị sai địa chỉ

Khi xử lý hóa đơn điện tử bị sai địa chỉ, chúng ta cần phân biệt 03 trường hợp:

Trường hợp 1: Người bán lập HĐĐT có mã, chưa gửi cho người mua mà người bán phát hiện sai sót: 

Trường hợp này doanh nghiệp có thể giải quyết bằng cách: huỷ hoá đơn đã lập và lập hoá đơn điện tử mới theo quy định khoản 1 điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ- CP hướng dẫn xử lý hoá đơn điện tử lập sai, như sau: 

“Trường hợp người bán phát hiện hoá đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc huỷ hoá đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hoá đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan để cấp mã hoá đơn mới thay thế hoá đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện huỷ hoá đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế”.

Theo đó, bên lập hóa đơn thực hiện theo cc bước sau:

Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử đã lập bằng cách lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo mẫu Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;

Bước 2: Lập hoá đơn điện tử mới thay thế đúng địa chỉ.

Bước 3: CQT thực hiện hủy HĐĐT sai sót để lưu trên hệ thống của CQT.

Trường hợp 2: Người bán lập HĐĐT có mã hoặc không có mã gửi CQT, đã gửi cho người mua mà người bán hoặc người mua phát hiện sai sót: 

• Trường hợp chỉ có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

• Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách:

1. Lập HĐĐT điều chỉnh (ghi rõ tại HĐĐT điều chỉnh dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số… ngày…. tháng…. năm….”);

2. Lập HĐĐT thay thế (Ghi rõ tại HĐĐT thay thế dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn mẫu số… ngày…. tháng…. năm…”).

Thông báo cho CQT theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Lập biên bản ghi rõ sai sót (nếu có thỏa thuận lập biên bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế. 

• Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

Trường hợp 3: HĐĐT có mã hoặc không có mã mà CQT phát hiện sai sót.

Trường hợp này thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB để người bán kiểm tra sai sót. 

Bước 2: Người bán lập thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA theo thời hạn CQT thông báo về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

Trên đây là toàn bộ chia sẻ về các trường hợp sai địa chỉ và cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai về địa chỉ. Quý khách hàng, doanh nghiệp, đơn vị nếu có nhu cầu được tư vấn về thuế, kế toán, lao động, bảo hiểm xã hội, hóa đơn điện tử hãy liên hệ đến Tổng đài 1900 6134 của VIN-HOADON. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách nhanh chóng và hiệu quả nhất!