06 điểm lưu ý về hóa đơn điện tử dành cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh từ tháng 04/2023

Hóa đơn điện tử mang đến rất nhiều lợi ích cả về mặt thời gian, chi phí cũng như hiệu suất làm việc cho kế toán. Tuy nhiên, quá trình sử dụng hóa đơn điện tử không thể tránh khỏi những vướng mắc. Vì vậy, bài viết này Hóa đơn điện tử VIN-HOADON sẽ chia sẻ 06 điểm cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Cơ sở pháp lý về hóa đơn điện tử

Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019;
Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;
Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của luật quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo quy định tại Điều 89 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019:

Điều 89. Hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

06 lưu ý về hóa đơn điện tử

Khi nào cần lập hóa đơn điện tử?

Về cơ bản hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thời điểm lập hóa đơn sẽ được thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

STT	Trường hợp	Thời điểm lập hóa đơn
1	Bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia)	là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
2	Cung cấp dịch vụ	là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
2	Lưu ý: Nếu người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Ngoài ra, quý khách hàng có thể tham khảo chi tiết tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn trong từng trường hợp cụ thể.

Mức phạt khi không lập hóa đơn điện tử là bao nhiêu?

Trong trường hợp doanh nghiệp, cá nhân không lập hóa đơn theo đúng quy định pháp luật thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau (riêng đối với tổ chức thì mức phạt được áp dụng bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân theo khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP)

Cụ thể:

Với hành vi quy định tại khoản 3 Điều 17 Nghị định này bao gồm:

Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp người nộp thuế đã khai thuế đối với giá trị hàng hóa, dịch vụ đã bán, đã cung ứng vào kỳ tính thuế tương ứng;
Lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ sai về số lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ để khai thuế thấp hơn thực tế và bị phát hiện sau thời hạn nộp hồ sơ khai thuế;

Sẽ bị xử phạt với mức:

Phạt tiền 1 lần số thuế trốn đối với người nộp thuế (NNT) có từ một tình tiết giảm nhẹ trở lên;
Phạt tiền 1,5 lần số tiền thuế trốn đối với NNT không có tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ.
Phạt tiền 2 lần số thuế trốn đối với NNT có một tình tiết tăng nặng.
Phạt tiền 2,5 lần số tiền thuế trốn đối với NNT có hai tình tiết tăng nặng.
Phạt tiền 3 lần số tiền thuế trốn đối với NNT có từ ba tình tiết tăng nặng trở lên.

Ngoài ra, NNT còn bị buộc nộp đủ số tiền thuế trốn vào ngân sách nhà nước

Nếu hành vi trốn thuế đã quá thời hiệu xử phạt thì NNT không bị xử phạt về hành vi trốn thuế nhưng vẫn phải nộp đủ số tiền thuế trốn, tiền chậm nộp tính trên số tiền thuế trốn vào ngân sách nhà nước.

Buộc điều chỉnh lại số lỗ, số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trên hồ sơ thuế (nếu có).

Với các hành vi quy định tại Điều 24 Nghị định này, NTT khi vi phạm có thể bị xử phạt theo hình thức cảnh cáo hoặc phạt tiền cao nhất lên đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định, trừ hành vi quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.

NTT còn bị buộc lập hóa đơn theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm d khoản 4, khoản 5 Điều này khi người mua có yêu cầu.

Hóa đơn điện tử cần có nội dung gì?

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn chứng từ thì hóa đơn bao gồm những nội dung sau đây:

(1) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, gồm có:

- Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn được thể hiện trên mỗi hóa đơn

- Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn.

(2) Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in;

(3) Số hóa đơn;

(4) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

(5) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

(6) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

(7) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:

- Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có).

- Đối với hóa đơn điện tử:

+ Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

+ Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua.

(8) Thời điểm lập hóa đơn và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch;

(9) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử: là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn;

(10) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

(11) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có);

(12) Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in;

(13) Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn;

(14) Nội dung khác trên hóa đơn: doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay lo-go để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán. Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, trên hóa đơn có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.

Các ký hiệu trên hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 06 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
06 ký tự này được quy định như sau:

Ký tự đầu tiên là một (01)	chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;
2 ký tự tiếp theo là hai (02)	chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
1 ký tự tiếp theo là 01 chữ cái	T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng: + Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
2 ký tự cuối	là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

– Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;

– Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;

– Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;

– Số 4: Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;

– Số 5: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP

– Số 6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Thời điểm nào cần xuất hóa đơn điện tử?

Trường hợp bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia)

Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp cung cấp dịch vụ

- Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Trường hợp có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ:

+ Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế;

+ Thẩm định giá;

+ Khảo sát, thiết kế kỹ thuật;

+ Tư vấn giám sát;

+ Lập dự án đầu tư xây dựng.

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ

Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Lưu ý khi đăng ký, thay đổi nội dung hóa đơn điện tử

Quý khách hàng khi đăng ký, đăng ký thay đổi nội dung hóa đơn điện tử cần lưu ý thực hiện theo 5 bước sau:

Bước 1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 2. Tổng Cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký hóa đơn điện tử

Bước 3. Cơ quan Thuế gửi thông báo điện tử về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 4. Xử lý hóa đơn cũ

Bước 5. Thay đổi nội dung thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (nếu có)

Trên đây là toàn bộ 06 lưu ý về hóa đơn điện tử. Quý khách hàng, doanh nghiệp, đơn vị nếu có nhu cầu được tư vấn về thuế, kế toán, lao động, bảo hiểm xã hội, hóa đơn điện tử hãy liên hệ đến Tổng đài 1900 6134 của VIN-HOADON. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ nhanh chóng, tiết kiệm và hiệu quả nhất!