Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử năm 2022
Công nghệ phát triển việc sử dụng các thiết bị điện tử như: Smartphone, Laptop,… ngày càng nhiều. Mọi thanh toán đều được sử dụng bằng các hình thức online. Các hóa đơn điện tử dần thay thế cho hóa đơn giấy. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử mới nhất.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn giấy khác hóa đơn điện tử như thế nào?
Hóa đơn điện tử khác với hóa đơn giấy về: Ký hiệu số Serial, chữ ký, liên hóa đơn, cách thức tra cứu, hình thức lưu trữ.
+ Ký hiệu trên hóa đơn giấy là VC/15P còn ký hiệu trên hóa đơn điện tử sẽ là VC/15E.
+ Với hóa đơn điện tử không tồn tại khái niệm liên.
+ Hóa đơn điện tử dùng chữ ký số, bạn hoàn toàn có thể chứng thực, xác nhận thông tin người ký và đại diện pháp luật một cách chính xác và dễ dàng, trường hợp giả mạo chữ ký số gần như không thể xảy ra.
+ Hóa đơn giấy dùng chữ ký tay, và có thể giả mạo chữ ký. Người ta lưu trữ hóa đơn giấy trong kho và điều này tiềm ẩn nguy cơ mất, cháy hỏng hóa đơn. Với hóa đơn điện tử, mọi dữ liệu đều được lưu trữ ở dạng dữ liệu số, trên hệ thống thông tin của doanh nghiệp, hoàn toàn bảo mật, độ an toàn cao.
Nội dung, thông tin trên hóa đơn điện tử
1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
2. Tên liên hóa đơn.
3. Số hóa đơn.
4. Thông tin bên bán (tên, địa chỉ, mã số thuế).
5. Thông tin bên mua.
6. Các thông tin liên quan đến hàng hóa, dịch vụ mua bán hàng hóa.
7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
8. Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
10. Mã của cơ quan thuế.
Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử
1. Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022
Theo Nghị định 123 đã quy định rõ: “Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022”. Vì vậy, hóa đơn, chứng từ điện tử là phương thức bắt buộc khi giao dịch với Cơ quan thuế.
Ngoài ra, những tổ chức kinh tế được phép sử dụng hóa đơn giấy đến hết ngày 30/6/2022 (Áp dụng với hóa đơn đã thông báo phát hành trước ngày 19/10/2022.)
2. Nắm rõ đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử.
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán cần hiểu rõ doanh nghiệp mình nằm trong nhóm đối tượng doanh nghiệp nào nhằm thực hiện đúng và trúng đối tượng sử dụng mà pháp luật quy định. Căn cứ vào Nghị định 123 và Luật Quản lý thuế 2019, có 3 nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, cụ thể:
Nhóm đối tượng 1: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
-
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Ngoại lệ: Những đối tượng thuộc khoản 2, khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019.
-
Hộ cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ.
Nhóm đối tượng 2: Sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế
-
Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy.
-
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
Nhóm đối tượng 3: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc theo những lần phát sinh.
-
Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại 02 trường hợp trên nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.
Lưu ý: Phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
3. Định dạng về hóa đơn điện tử.
Định dạng hóa đơn điện tử: có 2 phần:
-
Phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử
-
Phần chứa dữ liệu chữ ký số
-
Phần chứa dữ liệu liên quan tới mã cơ quan thuế (áp dụng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)
Yêu cầu khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp:
-
Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuế riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3 (Gồm 1 kênh truyền hình chính và 1 kênh dự phòng). Mỗi kênh truyền có bằng thông tối thiểu 5 Mbps.
-
Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức kết nối.
-
Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
Lưu ý: Các nội dung của hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ chính xác, tránh việc hiểu sai lệch, người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.
4. Những trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Một số các trường hợp sau đây Cơ quan thuế yêu cầu các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã:
-
Thứ nhất, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
-
Thứ hai, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
-
Thứ ba, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
-
Thứ tư, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
-
Thứ năm, trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
-
Thứ sáu, trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
-
Thứ bảy, trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định.
Những hành vi lập hóa đơn điện tử để mua bán, sử dụng không hợp pháp hoặc trốn thuế khi Cơ quan thuế điều tra hoặc phát hiện, các doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm và bị xử lý theo pháp luật.
5. Chuyển hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy
Căn cứ theo điều 7 Nghị định 123 đã nêu rõ những trường hợp hợp pháp chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là:
-
Khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
-
Khi Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu điều tra, thanh tra, kiểm toán theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra, điều tra.
Về mặt nội dung, khi chuyển đổi hóa đơn, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy, phải đảm bảo tính toàn vẹn thông tin hóa đơn.
Về mặt giá trị:
-
Hóa đơn, chứng từ giấy được chuyển đổi chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử.
-
Không có hiệu lực để giao dịch thanh toán.
Ngoại lệ: hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định.
6. Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Thứ nhất, đối với các đối tượng thuộc khoản 1 Điều 14 Nghị định 123 truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:
-
Lập hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ.
-
Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.
Thứ hai, đối với các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử hoặc phần mềm hóa đơn điện của tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT của đơn vị để thực hiện:
-
Lập hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ.
-
Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT để cơ quan thuế cấp mã.
7. Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cho bên mua. Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua theo quy định.
Giải pháp hóa đơn điện tử VIN-HOADON.
VIN-HOADON là hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, bởi hóa đơn điện tử tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển và đặc biệt tiết kiệm được thời gian phát hành thông qua email.
VIN-HOADON chứa kho mẫu hóa đơn phong phú, đa dạng, doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu có sẵn trên phần mềm.
VIN-HOADON sẽ thay đổi hoàn toàn cách thức phát hành, quản lý, báo cáo hóa đơn của Doanh nghiệp bạn!
Bài viết vừa rồi là toàn bộ các thông tin về Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử năm 2022. Hãy theo dõi VIN-HOADON để tìm hiểu và cập nhật thêm các kiến thức liên quan về hóa đơn điện tử nhé.
Các doanh nghiệp, đơn vị nếu có nhu cầu về cài đặt hay những thắc mắc cần hỗ trợ, hãy liên hệ đến Tổng đài 1900 6134 hoặc đăng ký ngay:
