Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì? Cách nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ

Việc chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đã khiến nhiều doanh nghiệp gặp những vấn đề liên quan đến việc đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn. Nắm bắt được nhu cầu đó, bài viết dưới đây của VIN-HOADON sẽ mang đến câu trả lời cho câu hỏi “Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?”

Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?

Hóa đơn điện tử hợp lệ là loại hóa đơn thể hiện các thông tin dưới dạng dữ liệu điện tử, do bên người bán hàng hóa, dịch vụ phụ trách việc tạo lập. Mục đích lập hóa đơn điện tử là để ghi nhận các thông tin đầu vào (thông tin hàng hóa, dịch vụ; ký số; ký điện tử;…) của một nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bằng phương tiện điện tử. 

Vậy làm thế nào để nhận diện được đâu là một hóa đơn điện tử hợp lệ? Cùng tìm hiểu ngay thông tin dưới đây với VIN-HOADON nhé!

Các đặc điểm nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ

Nội dung của hóa đơn

Căn cứ vào Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một hóa đơn điện tử hợp lệ cần đảm bảo các thông tin sau:

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;

2. Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính (Khoản này được hướng dẫn bởi Khoản 2, Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC);

3. Số hóa đơn;

4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

6. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;

7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua;

8. Thời điểm lập hóa đơn;

9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;

10. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

11. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung liên quan (nếu có);

12. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in;

13. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

Ngoài ra, các đơn vị cần lưu ý về nội dung để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử. Một số lỗi sai thường gặp ở các doanh nghiệp khi phát hành hóa đơn điện tử:

• Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. (Theo điểm a khoản 6 điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

• Trường hợp không bắt buộc phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán khi khởi tạo và phát hành hóa đơn: hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.

Thời điểm lập hóa đơn

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử của một số trường hợp phổ biến sau đây:

Trường hợp 1: Bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia)

- Thời điểm lập hóa đơn: thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp 2: Cung cấp dịch vụ

- Thời điểm lập hóa đơn: thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. 

* Lưu ý: Nếu người bán có thu tiền trước hoặc thu trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Trường hợp 3: giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ

- Thời điểm lập hóa đơn: mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Định dạng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, định dạng hóa đơn điện tử được định nghĩa là một tiêu chuẩn kỹ thuật dùng để quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin, nhằm mục đích truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Ngôn ngữ định dạng văn bản của hóa đơn điện tử được quy định là ngôn ngữ XML (eXtensible Markup Language).

Vậy định dạng hóa đơn điện tử gồm những thành phần nào? Có 02 thành phần bắt buộc mà mọi hóa đơn điện tử cần tuân thủ để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn:

• Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử;

• Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

Ngoài ra, nếu đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì doanh nghiệp sẽ phải tuân thủ thêm 01 thành phần định dạng hóa đơn điện tử, đó là: thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

Một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ 

Ngoài việc đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh cần phải lưu ý một số nội dung liên quan đến quy định về nghiệp vụ kế toán. 

- Hóa đơn điện tử đầu vào từ 20 triệu đồng trở lên: 

• Để được khấu trừ thuế GTGT và được xem là chi phí hợp lý tính thuế TNDN, doanh nghiệp phải tiến hành thanh toán các hóa đơn này bằng hình thức chuyển khoản. 

• Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dưới hai mươi triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày và có tổng giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

- Hóa đơn thanh toán nhiều lần: doanh nghiệp phải tiến hành thanh toán bằng hình thức chuyển khoản nếu thành toán nhiều lần cho một hóa đơn, bao gồm cả lần đặt cọc đầu tiên.

- Hóa đơn điện tử đầu vào mua bán tài sản cố định: doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT khi mua ô tô chở người dưới 9 chỗ, có giá trị từ 1,6 tỷ đồng trở lên, trừ trường hợp sử dụng cho mục đích vận tải.

- Hóa đơn điện tử đầu vào kê khai từ năm trước nhưng lại hạch toán vào năm sau sẽ không được khấu trừ thuế GTGT.

- Hóa đơn điện tử đầu vào của dự án: doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT khi thuế GTGT của dự án đến thời điểm quyết toán thì bị hủy.

Bài viết vừa rồi là các thông tin mà VIN-HOADON đã tiến hành giải đáp trả lời câu hỏi “Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?”. Hãy tiếp tục theo dõi và ủng hộ chúng tôi ở những bài viết khác để cập nhật nhanh nhất những kiến thức bổ ích về hóa đơn điện tử nhé!

 

• Quy định mới nhất về ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
• Có hay không việc thay đổi thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?
• Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Các doanh nghiệp, đơn vị nếu có nhu cầu về lắp đặt hay những thắc mắc cần hỗ trợ, hãy liên hệ đến Tổng đài 1900 6134 hoặc đăng ký ngay: