Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Để tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, các doanh nghiệp có thể thực hiện tra cứu trên Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế hoặc ngay trên phần mềm VIN-HOADON. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về hai cách tra cứu này.

Phân loại hóa đơn điện tử

Căn cứ quy định tại Điều 5, Nghị định 119/2018/NĐ-CP được ban hành vào ngày 01//11/2018, hóa đơn điện tử bao gồm các loại:

Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Các loại hóa đơn khác gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.
Hóa đơn điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định.

Làm thế nào để kiểm tra xác minh hóa đơn điện tử đầu vào

Khái niệm về mã xác thực?

Mã xác thực được định nghĩa là một chuỗi các ký tự khác nhau do Tổng cục Thuế cung cấp, dựa trên cơ sở các hóa đơn bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp.

Việc cung cấp mã xác thực cho hóa đơn điện tử là một cách giúp doanh nghiệp hạn chế sự thất lạc của các hóa đơn, đồng thời, xác minh tính có thực của hóa đơn đó. Ngoài ra, nó còn là một cách để ngăn chặn việc làm giả hóa đơn vì mỗi hóa đơn chỉ được cung cấp một mã xác thực tương ứng.

Căn cứ vào quy định của Điều 12, Khoản 2, Nghị định 119/2018//NĐ-CP, các trường hợp được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế, bao gồm:

Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường biển, đường sắt, đường thủy, nước sạch; Tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại.
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Cách kiểm tra xác minh hóa đơn điện tử đầu vào có mã xác thực

Các bước để kiểm tra xác minh hóa đơn điện tử đầu vào có mã xác thực rất đơn giản. Bạn chỉ cần kiểm tra sự đầy đủ các thông tin sau đây:

Số hóa đơn xác thực: 15 ký tự số
Mã xác thực: 64 ký tự chữ
Mã vạch 2 chiều in trên hóa đơn

Cách kiểm tra hóa đơn điện tử đầu vào không có mã xác thực

Một cách nhanh chóng và thuận tiện để kiểm tra hóa đơn điện tử đầu vào không có mã xác thực là tham khảo mẫu hóa đơn có mã xác thực của cơ quan Thuế.

Ngoài ra, khách hàng cũng có thể thực hiện kiểm tra tính đầy đủ của 3 loại thông tin (số hóa đơn, mã xác thực, mã vạch 2 chiều) trên hóa đơn. Nếu hóa đơn đó có đầy đủ các thông tin này thì đó là hóa đơn có mã xác thưc, ngược lại là hóa đơn không có mã xác thực.

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Tra cứu hóa đơn điện tử trên Website Hệ thống hóa đơn điện tử

Để tra cứu hóa đơn điện tử trên Website Hệ thông hóa đơn điện tử, người dùng tiến hành thực hiện các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào website https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Bước 1

Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn điện tử cần tra cứu và nhấn chọn Tìm kiếm.

Các thông tin trên hóa đơn điện tử được sử dụng để tra cứu gồm: ký hiệu, số, loại hóa đơn mã số thuế người bán,...

Bước 2

Lưu ý: Trong ký hiệu 1C22TVN thì 1 là loại hóa đơn nên khi nhập thông tin vào ô Ký hiệu hóa đơn thì chỉ cần nhập C22TVN.

Bước 2 - lưu ý

Sau khi hoàn thành nhập liệu các thông tin trên, hệ thống sẽ trả kết quả về thông tin trạng thái xử lý hóa đơn.

kết quả

Tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm VIN-HOADON

Một cách tra cứu hóa đơn điện tử khác cũng vô cùng đơn giản và nhanh chóng, đó là thực hiện tại phần mềm VIN-HOADON.

Bước 1: Truy cập vào website https://tracuu.vin-hoadon.com/

Bước 1

Bước 2: Nhập mã số tra cứu của hóa đơn và mã xác thực, sau đó, nhấn chọn Tra cứu. Vị trí Mã số tra cứu được minh họa ở hình ảnh dưới đây:

Bước 2

Hệ thống sẽ trả về kết quả là hóa đơn điện tử tương ứng đã phát hành.

Kết quả

Xem thêm chi tiết: Video hướng dẫn tra cứu thông tin hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Bài viết vừa rồi là toàn bộ các thông tin hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hãy theo dõi VIN-HOADON để cập nhật thêm các kiến thức liên quan đến hóa đơn điện tử nhé!