Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử đã phát hành và hóa đơn chưa sử dụng

 

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp người dùng giảm thiểu được rất nhiều những sai sót, tuy nhiên, không phải vì thế mà không có các trường hợp ngoại lệ. Để nắm rõ cách hủy hóa đơn điện tử, hãy theo dõi bài viết dưới đây của VIN-HOADON nhé!

Hai trường hợp hủy hóa đơn điện tử phổ biến nhất hiện nay là hủy hóa đơn điện tử còn tồn và hóa đơn điện tử đã phát hành. Vậy nguyên nhân từ đâu mà doanh nghiệp lại tiến hành thực hiện nghiệp vụ trên. Bài viết dưới đây của VIN-HOADON sẽ giải đáp những thắc mắc đó cho bạn.

Tại sao phải hủy hóa đơn điện tử?

Hủy hóa đơn điện tử là gì?

Theo Khoản 10, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hủy hóa đơn điện tử được định nghĩa là một nghiệp vụ làm mất đi giá trị sử dụng của hóa đơn đó. 

Các doanh nghiệp cần lưu ý phân biệt giữa khái niệm hủy hóa đơn điện tử với tiêu hủy hóa đơn điện tử. Căn cứ vào Khoản 11, Điều 3 của Thông tư này, tiêu hủy hóa đơn điện tử là việc làm cho hóa đơn đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, đồng thời, người dùng sẽ không thể tham chiếu được các thông tin đã có trên hóa đơn điện tử bị tiêu hủy.

Các trường hợp phải hủy hóa đơn điện tử

Căn cứ vào các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có 02 trường hợp doanh nghiệp cần tiến hành hủy hóa đơn điện tự như sau:

Trường hợp 1: 

Sau khi thực hiện gửi Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, kể từ thời điểm nhận được sự chấp nhận đến từ cơ quan thuế, đơn vị phải dừng lại việc sử dụng các hóa đơn điện tử theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn. Song song với đó, các doanh nghiệp cũng phải tiến hành hủy hóa đơn theo quy định.

Trường hợp 2: 

Người nộp thuế đã xuất hóa đơn điện tử nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn đang tồn tại các sai sót. Với các hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế, nếu hóa đơn đó vẫn chưa gửi cho người mua, đơn vị tiến hành hủy hóa đơn đã xuất trên phần mềm hóa đơn điện tử, đồng thời, gửi thông báo đến cho Cơ quan Thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. 

Sau đó, người nộp thuế tiến hành lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cho Cơ quan Thuế để nhận mã hơn đơn thay thế của người bán gửi cho người mua. 

Mặt khác, nếu hóa đơn điện tử đó đã được gửi lên cho Cơ quan Thuế, các doanh nghiệp tiến hành gửi thông báo để cơ quan Thuế thực hiện yêu cầu hủy hóa đơn điện tử đó.

Trình tự thực hiện hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng

Để thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng, người nộp thuế phải tiến hành gửi thư điện tử cho Cơ quan Thuế. Hồ sơ hủy hóa đơn điện tử còn tồn bao gồm:

• Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

• Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

• Biên bản hủy hóa đơn;

• Thông báo kết quả hủy hóa đơn (Mẫu TB03/AC)

• Báo cáo quyết toán tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC)

Lưu ý: 

• Sau khi được Cơ quan Thuế chấp nhận yêu cầu, hồ sơ hủy hóa đơn sẽ được lưu tại đơn vị sử dụng hóa đơn. 

• Tuy nhiên, đối với thông báo kết quả hủy hóa đơn sẽ được lập thành 02 bản, một bản lưu tại đơn vị, bản còn lại sẽ được lưu tại Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp trong thời gian chậm nhất không quá 05 ngày, kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

Trình tự thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành có mã của cơ quan thuế trên phần mềm VIN-HOADON

Đối với hóa đơn điện tử đã phát hành, người nộp thuế sẽ tiến hành các trình tự hủy ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử. Vậy làm thế nào để hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm VIN-HOADON? Phần dưới đây sẽ giúp bạn trả lời được câu hỏi trên.

Trước khi thực hiện các bước hủy hóa đơn điện tử, người nộp thuế cần tiến hành đăng nhập tài khoản vào VIN-HOADON tại đây.

Bước 1: Tại giao diện màn hình làm việc, người dùng tiến hành click chuột vào biểu tượng dấu ba chấm tương ứng với hóa đơn điện tử cần hủy bỏ và click chọn Hủy bỏ hóa đơn.

 

Bước 2: Hộp thoại xác nhận xuất hiện, tại đây, người dùng có thể lựa chọn việc gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS lên cho Cơ quan Thuế trước, sau đó, thực hiện hủy hóa đơn trên hệ thống VIN-HOADON hoặc ngược lại. 

Hình dưới đây là trường hợp hủy hóa đơn trên hệ thống VIN-HOADON trước, sau đó, tiến hành gửi Thông báo theo Mẫu số 04/SS cho Cơ quan Thuế

 

Bước 3: Người dùng tiến hành điền đầy đủ các thông tin ở phần biên bản hủy hóa đơn điện tử. Sau khi hoàn thành các thông tin trên, click chọn Tạo mới để tạo lập biên bản hủy, màn hình xuất hiện biên bản hủy hóa đơn với các thông tin đã nhập liệu.

 

Bước 4: Người dùng tiến hành điền lý do hủy hóa đơn điện tử và click chọn Ký để xác nhận biên bản thỏa thuận hủy hóa đơn đó.

 

Bước 5: Hộp thoại Hủy bỏ hóa đơn xuất hiện, click chọn Ký để xác nhận hủy hóa đơn.

 

Bước 6: Người dùng click chọn mục Xử lý hóa đơn ở phía trên cùng màn hình, nhấn chọn Quản lý hóa đơn sai sót để thực hiện việc gửi Thông báo Mẫu số 04/SS cho Cơ quan Thuế. Màn hình làm việc lúc này sẽ hiển thị Danh sách thông báo hóa đơn sai sót cần gửi đi.

 

Bước 7: Người dùng tiến hành ham chiếu ở hàng chứa thông tin hóa đơn cần hủy, nhấn chọn biểu tượng Gửi (hình máy bay) tương ứng để gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo Mẫu số 04/SS cho Cơ quan Thuế.

 

* Lưu ý: Trong trường hợp, muốn điều chỉnh lý do hủy hóa đơn, người dùng sẽ thực hiện các bước sau đây:

1. Tại giao diện Danh sách thông báo hóa đơn sai sót, người dùng click chọn biểu tượng Chỉnh sửa (hình cây bút) tương ứng với hóa đơn cần điều chỉnh lý do. 

 

2. Trên màn hình Lập thông báo hóa đơn sai sót, người dùng tiến hành điền lý do hủy vào ô Lý do trong phần Thông tin hóa đơn và click chọn Gửi thông báo để gửi lên Cơ quan Thuế.

 

Trên đây là toàn bộ các thông tin về quy định hủy hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Ngoài ra, bài viết còn cung cấp trình tự hủy hóa đơn điện tử đã phát hành một cách đơn giản và nhanh chóng trên phần mềm VIN-HOADON.

Xem thêm chi tiết tại Video Hướng dẫn hủy hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Hy vọng rằng, qua những thông tin trên, các tổ chức, doanh nghiệp sẽ cập nhật thêm được nhiều kiến thức bổ ích liên quan đến hóa đơn điện tử. Mọi ý kiến thắc mắc, vui lòng liên hệ với VIN-HOADON tại đây, để được đội ngũ nhân viên của chúng tôi hỗ trợ kịp thời.

• 6 Điểm Lưu Ý Về Hóa Đơn Điện Tử Đối Với Hộ, Cá Nhân Kinh Doanh
• 6 Điểm Đáng Lưu Ý Về Thông Tư 78/2021/TT-BTC

Các doanh nghiệp, đơn vị nếu có nhu cầu về lắp đặt hay những thắc mắc cần hỗ trợ, hãy liên hệ đến Tổng đài 1900 6134 hoặc đăng ký ngay: