Như thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp?

Doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh trong quá trình giao dịch mua bán, khi nhận được hóa đơn hẳn nhiều doanh nghiệp, kế toán thắc mắc hóa đơn này có hợp lệ, hợp pháp hay không. Kiểm tra hóa đơn điện tử như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử mới nhất.

Hóa đơn điện tử hợp lệ

Thông tư 78/2021/TT-BTC được ban hành ngày 17/9/2021 bổ sung nhiều quy định về hóa đơn điện tử như lộ trình triển khai hóa đơn điện tử, xử lý hóa đơn điện tử sai sót, ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử,... Trong đó, hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 78 phải đáp ứng điều kiện nêu tại Khoản 1, Điều 4 của Thông tư này, cụ thể:

Ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 78 là nhóm 6 ký tự bao gồm cả chữ viết và chữ số, thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử, phản ánh thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã/ không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử được sử dụng:

Ký tự đầu tiên: Là 1 chữ cái (C hoặc K), C là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Hai ký tự tiếp theo: Là hai chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử và sẽ được lấy theo 2 số cuối của năm dương lịch.
Một ký tự tiếp theo: Là một chữ cái (T, D, L, M, N, B, G, H) thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
Hai ký tự cuối: Do người bán tự ấn định tùy thuộc nhu cầu quản lý.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử:

Là ký tự gồm một chữ số tự nhiên là các số 1, 2, 3, 4, 5, 6, phản ánh loại hóa đơn điện tử tương ứng như sau:

Số 1 phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
Số 2 phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng.
Số 3 phản ảnh hóa đơn điện tử bán tài sản công.
Số 4 phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
Số 5 thể hiện cho tem, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử và các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
Số 6 phản ánh phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Một số lưu ý về nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ:

Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.

Hóa đơn điện tử hợp pháp

Căn cứ theo Khoản 7, Khoản 8 điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

“ 7. Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định này.

8. Hóa đơn, chứng từ giả là hóa đơn, chứng từ được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn, chứng từ đã được thông báo phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn, chứng từ hoặc làm giả hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.”

Hóa đơn điện tử có các nội dung sau:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
Tổng số tiền thanh toán;
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể các nội dung hóa đơn điện tử và các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đủ những nội dung quy định bên trên.

Hướng Dẫn Lập Hóa Đơn Điện Tử Điều Chỉnh Theo Thông Tư 78 Mới Nhất

Hướng Dẫn Cách Lập Hóa Đơn Điện Tử Mới Nhất

Bài viết vừa rồi là toàn bộ các thông tin về Hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp là như thế nào? Hãy theo dõi VIN-HOADON để tìm hiểu và cập nhật thêm các kiến thức liên quan về hóa đơn điện tử nhé.

Các doanh nghiệp, đơn vị nếu có nhu cầu về cài đặt hay những thắc mắc cần hỗ trợ, hãy liên hệ đến Tổng đài 1900 6134 hoặc đăng ký ngay: