Nguyên tắc khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế

Tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

- Không bắt buộc có chữ ký số;

- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Theo Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng quy đinh trách nhiệm của người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế như sau:

- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;

- Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Điều này;

- Có trách nhiệm sử dụng dải ký tự mã của cơ quan thuế cấp khi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế để đảm bảo liên tục và duy nhất;

- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan thuế ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2022.

Máy tính tiền có được xác định là máy bán hàng, máy phát sinh hóa đơn không? Với HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền thì sau khi phát hành sẽ phải xử lý trên máy tính tiền hay vẫn xử lý như cũ được? Một doanh nghiệp có thể sử dụng song song cả HĐĐT có mã và HĐĐT có mã từ máy tính tiền hay không? Trong trường hợp nào thì được sử dụng song song như vậy? Đối tượng nào cơ quan thuế yêu cầu phải áp dụng HĐĐT từ máy tính tiền?

Trả lời: Theo quy định tại Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì đối tượng được lựa chọn áp dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền là các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác).

Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là thiết bị điện tử đồng bộ hay một hệ thống nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng một phần mềm bán hàng có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, in hoá đơn, tra cứu giao dịch, báo cáo giao dịch,... và được kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn bằng phương thức điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

Phần mềm bán hàng để áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền là hệ thống phần mềm bán hàng tập trung, phải gắn được dải ký tự mã của cơ quan thuế để xuất hóa đơn từ máy tính tiền và chuyển dữ liệu tập trung đến cơ quan thuế thông qua tổ chức truyền nhận.

Giải pháp cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế: Mã của cơ quan thuế được cấp tự động, theo dải ký tự cho từng cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 2 điều này khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế và đảm bảo không trùng lắp.

Tổng cục Thuế đang trong quá trình xây dựng giải pháp và các quy định cụ thể về việc áp dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền và sẽ được cơ quan thuế triển khai trong thời gian tới.

Công ty vận tải hàng hóa đường bộ, hàng tháng phát sinh dịch vụ với số lượng lớn, thường xuyên, cần có thời gian đối chiếu, rà soát số liệu giữa doanh nghiệp và khách hàng thì thời điểm xuất hóa đơn chậm nhất là ngày 7 của tháng kế tiếp đúng không?

Trả lời: Đề nghị doanh nghiệp căn cứ quy định tại Khoản 2, điểm a Khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và tình hình thực tế của doanh nghiệp để lập hóa đơn.