Người bán phải thông báo cho người mua nếu điều chỉnh hóa đơn
Phát hành các hóa đơn điện tử mà phát sinh những sai sót cần phải điều chỉnh thì người bán có phải thông báo cho người mua hay không? Bài viết dưới đây của VIN-HOADON sẽ tổng hợp những hướng dẫn của cán bộ thuế nhằm giải quyết vướng mắc trên.
Các trường hợp sai sót cần điều chỉnh hóa đơn điện tử
Triển khai áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 không thể tránh khỏi những sai sót như: Sai ngày, sai địa chỉ, sai tên hàng hóa, sai mã số thuế, sai nội dung, sai thuế suất…
Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (chèn link view văn bản) về việc xử lý hóa đơn có sai sót có chia sai sót hóa đơn thành một số trường hợp sau:
-
Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót.
-
Trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà có sai sót.
Xem thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử khi bị sai sót
Xem thêm: Các Cách Xử Lý Khi Xuất Hóa Đơn Điện Tử Sai Số Lượng
Xem thêm: Xử lý hóa đơn xuất sai giá và thuế như thế nào?
Thông báo cho người mua khi có điều chỉnh hóa đơn điện tử
Cũng theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (chèn link view văn bản), trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua mà phát hiện sai sót, người bán phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy HĐĐT có mã và lập hóa đơn mới.
Khi mẫu 04/SS-HĐĐT được gửi đến cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ tiếp nhận thông tin hủy hóa đơn và Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế sẽ hỗ trợ tra cứu tất cả các thông tin về trạng thái hóa đơn như hủy, điều chỉnh hoặc thay thế… tại Cổng.
Xem thêm: Hướng Dẫn Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78
Đồng thời, mới đây Hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế vừa có thêm tính năng tự gửi email thông báo cho Người mua khi có sự thay đổi về trạng thái hóa đơn.
Người mua cần đăng ký trên tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử).
Lưu ý thêm về lưu trữ hóa đơn điện tử và chuyển đổi hóa đơn điện tử
Hỏi: Có cần giao hóa đơn cho khách hàng bản thể hiện có giá trị để thanh toán hoặc phục vụ quá trình đi lại, vận chuyển hàng hóa hay không hay phải lập hóa đơn chuyển đổi? Lưu trữ hóa đơn như thế nào? Có phải lưu hóa đơn điện tử chuyển đổi hay không?
Trả lời: Theo quy định Điều 3 và Điều 12 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:
“Điều 12. Định dạng hóa đơn điện tử
1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).”
Theo đó hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo định dạng của cơ quan thuế là sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML. Do đó người bán gửi cho người mua hóa đơn gốc định dạng XML. Người mua lưu giữ hóa đơn gốc định dạng XML để hạch toán, thanh toán và kê khai.
Hóa đơn điện tử chuyển đổi
Căn cứ Khoản 3 Điều 7 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: Hóa đơn chuyển đổi thành hóa đơn giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ theo dõi, không có hiệu lực để giao dịch thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.
Như vậy, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là không bắt buộc và cũng không cần phải đóng dấu hay có chữ ký của người đại diện pháp luật của bên bán.
Xem thêm chi tiết tại Video Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Xem thêm tin bài: Hướng Dẫn Cách Lập Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn Điện Tử
Bài viết vừa rồi là toàn bộ các thông tin liên quan đến điều chỉnh hóa đơn mà VIN-HOADON mang đến cho quý độc giả. Hãy theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích nhé!
Các doanh nghiệp, đơn vị nếu có nhu cầu về cài đặt phần mềm VIN-HOADON hay những thắc mắc cần hỗ trợ, hãy liên hệ đến Tổng đài 1900 6134 hoặc đăng ký ngay:
